Regulamin określający zasady udziału w posiedzeniach władz stowarzyszenia pod nazwą Polskie Stowarzyszenie Poligraferów przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
09.09.2025
§ 1
Postanowienia Ogólne
- Niniejszy regulamin („Regulamin”) dotyczy organizacji posiedzeń (w tym Walnych Zebrań, posiedzeń Zarządu lub Komisji Rewizyjnej) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej i głosowania zdalnego władz Polskiego Stowarzyszenia Poligraferów („Stowarzyszenie”) oraz zasad udziału w tychże posiedzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
- Wymogiem przeprowadzenia posiedzeń władz Stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest udostępnienie na stronach internetowych Stowarzyszenia „Regulaminu określającego zasady udziału w posiedzeniach władz stowarzyszenia pod nazwą Polskie Stowarzyszenie Poligraferów przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej” co najmniej na 7 dni przed terminem, na który zwołano Walne Zebranie, posiedzenie Zarządu lub Komisji Rewizyjnej i powiadomienie członków danego organu o tym fakcie w formie przewidzianej dla zwołania danego posiedzenia.
- Wszelkie dane przekazane przez członka lub pełnomocnika członka będą przetwarzane przez Stowarzyszenie zgodnie z zasadami określonymi w Polityce prywatności znajdującej się na stronie Stowarzyszenia pod adresem: https://polygraph.com.pl/polityka-prywatnosci
§ 2
Wymogi dotyczące zwołania i przeprowadzenia Walnego Zebrania, posiedzenia Zarządu lub Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
1. Przeprowadzenie Walnego Zebrania, posiedzenia Zarządu lub Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wymaga zawiadomienia o zwołaniu posiedzenia, w którego obradach umożliwiono członkom danego organu udział przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawierającego w szczególności informację o:
a. możliwości i sposobie uczestniczenia w posiedzeniu Walnego Zebrania, posiedzenia Zarządu lub Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
b. sposobie wypowiadania się przez członków w trakcie posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
c. sposobie wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
d. sposobie składania sprzeciwów do uchwał przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
e. sposobie w jaki członek powinien uwierzytelnić swoją tożsamość względem Stowarzyszenia przy wykorzystaniu przyjętych rozwiązań technicznych celem uczestniczenia w posiedzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
2. Obrady Walnego Zebrania, posiedzenia Zarządu lub Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej są możliwe przy zapewnieniu przez Stowarzyszenie:
a. dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Walnego Zebrania, posiedzenia Zarządu lub Komisji Rewizyjnej, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad danego organu,
b. wykonywania osobiście przez członka organu lub jego pełnomocnika prawa głosu w toku Walnego Zebrania, posiedzenia Zarządu lub Komisji Rewizyjnej,
c. obecności w miejscu obrad Walnego Zebrania, posiedzenia Zarządu lub Komisji Rewizyjnej co najmniej protokolanta oraz Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej albo Prezesa Zarządu albo osoby upoważnionej przez Zarząd do otwarcia Walnego Zebrania.
3. Udział w Walnym Zebraniu, posiedzeniu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej, o którym mowa w ust. 2, następuje za pośrednictwem aplikacji, zapewniającej możliwość przeprowadzenia głosowania tajnego, przy pomocy którego członek organu lub jego pełnomocnik ma możliwość głosowania oraz komunikowania się za pomocą komunikatora tekstowego.
§ 3
Uczestnictwo w Walnym Zebraniu, posiedzeniu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej
- Członek organu lub jego pełnomocnik chcąc zgłosić zamiar uczestnictwa w posiedzeniu organu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest zobowiązany do powiadomienia o tym Stowarzyszenia, za pomocą wiadomości mailowej przesłanej na adres e-mail wskazany w zaproszeniu.
- W celu uczestniczenia w Walnym Zebraniu, posiedzeniu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej członek organu lub jego pełnomocnik powinien zgłosić Stowarzyszeniu zamiar udziału w posiedzeniu organu w formie, o której mowa w ust. 1, zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Regulaminie oraz zapewnić we własnym zakresie sprzęt komputerowy umożliwiający dwustronną komunikację.
- Najpóźniej na 3 dni przed terminem, na który zostało zwołane posiedzenie organu (do godziny 15.00) członek organu lub jego pełnomocnik powinien przesłać Stowarzyszeniu na adres e-mail wskazany w zaproszeniu:
a. wypełnione i podpisane przez siebie oświadczenie, zeskanowane, w formacie PDF lub w formie zdjęcia, o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zebraniu, posiedzeniu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, porządzone zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do Regulaminu (dalej jako: Oświadczenie),
b. dane z dokumentu potwierdzającego tożsamość w zakresie, który umożliwi identyfikację członka organu, tj.: numer dowodu osobistego.
4. W przypadku, gdy którykolwiek z dokumentów wymienionych w ust. 3 lit. a – b powyżej sporządzony jest w języku innym niż język polski, członek organu lub pełnomocnik obowiązany jest dołączyć do nich tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
5. Stowarzyszenie, w oparciu o sporządzoną listę członków zwyczajnych i członków wspierających, uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zebraniu, dokonuje weryfikacji uprawnień członka, który przesłał Stowarzyszeniu Oświadczenie, do udziału w Walnym Zebraniu.
6. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji uprawnień członka, Stowarzyszenie może kontaktować się ze członkiem lub jego pełnomocnikiem przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w Oświadczeniu.
7. W przypadku braku możliwości usunięcia lub wyjaśnienia w drodze korespondencji, w wyznaczonym przez Stowarzyszenie terminie, ewentualnych niezgodności, Stowarzyszenie odmówi członkowi, którego niezgodności dotyczą, udziału w Walnym Zebraniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadamiając go o tym fakcie za pomocą wiadomości skierowanej na adres e – mail podany w Oświadczeniu, najpóźniej do godziny 15:00 w dniu poprzedzającym dzień odbycia Walnego Zebrania z podaniem przyczyn odmowy.
8. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień członka lub jego pełnomocnika do udziału w Walnym Zebraniu, posiedzeniu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenie przesyła członkowi lub jego pełnomocnikowi najpóźniej do godziny 15:00 w dniu poprzedzającym dzień odbycia Walnego Zebrania, na podany przez członka lub jego pełnomocnika w świadczeniu adres e-mail szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do aplikacji wraz z identyfikatorem spotkania, służącym do zarejestrowania się do platformy, co stanowi potwierdzenie uprawnienia do udziału w Walnym Zebraniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Plik z loginem i hasłem przesyłany jest jako dokument zabezpieczony hasłem. Identyfikator spotkania jest przesyłany za pomocą wiadomości email na adres email wskazany w Oświadczeniu.
§ 4
Przebieg Zgromadzenia
1. Po otwarciu posiedzenia, w którym uczestniczą członkowie organu lub ich pełnomocnicy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, otwierający obrady jest zobowiązany do przeprowadzenia głosowania testowego zarówno w formie głosowania jawnego, jak i tajnego. Stwierdzenie przez otwierającego posiedzenie danego organu prawidłowego funkcjonowania systemu stanowi warunek konieczny do kontynuowania danego posiedzenia.
2. Po otwarciu posiedzenia, w którym uczestniczą członkowie organu lub ich pełnomocnicy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, otwierający obrady jest zobowiązany do zweryfikowania prawidłowości stwierdzonych odmów, o których mowa w § 3 ust. 7 Regulaminu, a w przypadku powzięcia wątpliwości, co do prawidłowości działania Stowarzyszenia w tym zakresie, do ogłoszenia przerwy technicznej w posiedzeniu na okres niezbędny dla wyjaśnienia wątpliwości jednak nie dłużej niż na 7 dni.
3. Brak udziału w posiedzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej członka lub jego pełnomocnika, który zgłosił Stowarzyszeniu chęć udziału w Walnym Zebraniu, posiedzeniu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej w tej formie, nie stanowi przeszkody do kontynuowania obrad, o ile zostały spełnione warunki wynikające z postanowień obowiązujących przepisów prawa i Statutu Stowarzyszenia dla odbycia danego posiedzenia.
4. W trakcie posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na wniosek członka lub jego pełnomocnika Przewodniczący posiedzenia lub Prezes Zarządu zarządza ponowne przeprowadzenie głosowania testowego zarówno w formie głosowania jawnego, jak i tajnego. Stwierdzenie przez Przewodniczącego posiedzenia prawidłowego funkcjonowania systemu stanowi warunek konieczny dla kontynuowania posiedzenia. Negatywny wynik głosowania testowego nie wpływa na wynik wcześniej przeprowadzonych głosowań, o ile nie zostanie zgłoszony wniosek o ich powtórzenie. Wniosek o powtórzenie głosowań musi być poparty przez członka lub członków reprezentujących co najmniej 5 % głosów na posiedzeniu organu.
5. W przypadku jeżeli w trakcie trwania Walnego Zebrania, członek lub członkowi reprezentujący co najmniej 5 % głosów na posiedzeniu organu zgłoszą problemy techniczne w udziale w posiedzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, prowadzący obrady lub Przewodniczący posiedzenia jest zobowiązany ogłosić przerwę techniczną w celu wyjaśnienia problemu i przyczyny jego występowania. W przypadku potwierdzenia, że przyczyna leży wyłącznie po stronie członka lub członków zgłaszających problem, Walne Zebranie, posiedzenie Zarządu lub Komisji Rewizyjnej może być kontynuowane, o ile nie zostanie zgłoszony przez członka lub członków wniosek o przerwanie obrad. Wniosek członka lub członków o przerwanie obrad Przewodniczący lub Prezes Zarządu obowiązany jest niezwłocznie poddać pod głosowanie.
§ 5
Protokoły i Uchwały organów Stowarzyszenia
- Uchwały Walnego Zebrania, posiedzeń Zarządu lub Komisji Rewizyjnej powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez Przewodniczącego lub Prezesa Zarządu i osobę sporządzającą protokół.
- W protokole posiedzenia należy stwierdzić prawidłowość zwołania Walnego Zebrania, posiedzeń Zarządu lub Komisji Rewizyjnej i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, tryb głosowania, a także liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników oraz listę członków głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
- Podpisy uczestników Walnego Zebrania, posiedzeń Zarządu lub Komisji Rewizyjnej odbytego w formie elektronicznej nie są wymagane. Dowody prawidłowego zwołania posiedzenia danego organu Zarząd Stowarzyszenia powinien dołączyć do księgi protokołów.
§ 6
Ryzyko i odpowiedzialność
- Ryzyko związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem loginów lub Identyfikatorów spotkania, o których mowa w § 3 ust. 8, obciążają wyłącznie członka organu Stowarzyszenia lub jego pełnomocnika, a Stowarzyszenie nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.
- Członek Stowarzyszenia lub jego pełnomocnik korzystający z możliwości udziału w Walnym Zebraniu, posiedzeniu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ponosi wyłączne ryzyko z tym związane, w szczególności wynikające z niemożności odbioru transmisji, komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas posiedzenia wskutek awarii lub zakłóceń na łączach.
§ 7
Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności postanowienia Prawa o stowarzyszeniach.
- Niniejszy Regulamin uczestniczenia w posiedzeniach organów Stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wchodzi w życie z dniem podjęcia przez Komisję Rewizyjną Stowarzyszenia uchwały o jego przyjęciu.
Załącznik nr 1
Wzór oświadczenia o zamiarze uczestniczenia w obradach Walnego Zebrania/Posiedzenia Zarządu/ Posiedzenia Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
OŚWIADCZENIE
Ja, niżej podpisany(a):
……………………………………………..……………………………………………………
………………………………………………………………….……………………………….
(dane członka: imię i nazwisko, adres)
niniejszym wyrażam wolę udziału w Walnym Zebraniu/posiedzeniu Zarządu/posiedzeniu Komisji Rewizyjnej), zwołanym na dzień …………………………………………………….., godz. …………………… przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Oświadczam, iż jako członek będę uczestniczył(a) w Walnym Zebraniu /posiedzeniu Zarządu/ posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w tej formie osobiście*.
Oświadczam, iż jestem uprawniony(a) do reprezentacji członka Stowarzyszenia, co potwierdzają przedłożone Stowarzyszeniu dokumenty oraz, że będę uczestniczył(a) w Walnym Zebraniu/posiedzeniu Zarządu/ posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w tej formie osobiście*.
Akceptuję wszystkie ogłoszone i opublikowane przez Stowarzyszenie warunki i następstwa udziału w Walnym Zebraniu/posiedzeniu Zarządu/ posiedzeniu Komisji Rewizyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym postanowienia obowiązującego Regulaminu określającego zasady udziału w posiedzeniach organów stowarzyszenia pod nazwą Polskie Stowarzyszenie Poligraferów przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Dane członka/osoby reprezentującej członka upoważnionego/upoważnionej do udziału
w posiedzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:
Imię i nazwisko:
……………..…………………………………..……………………………………………..….
Adres:
………………………………………………….……………………………………………..…
Nr dowodu osobistego:
………………………………..……………………………………………………………….…
Adres poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania loginu:
………………….……………………………………………………………………………..…
Nr telefonu do kontaktu / przesłania hasła do loginu:
…………………………………………………………………………..…………….…………
Podpis(y) członka/osoby uprawnionej do reprezentowania członka*:
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………..
(dane członka: imię i nazwisko, adres)
*niepotrzebne skreślić